ניתוח מערכות הוא הדרך המהירה ביותר שאני מכיר להפוך משוב מבולבל של מראיינים להחלטת גיוס מובנית ומנומקת. תבנית מטריצת החלטות מעניקה לכם דרך עקבית להגדיר קריטריונים ספציפיים לתפקיד, לשקלל את מה שחשוב, להשוות מועמדים סופיים זה לצד זה, ולשמור על תיעוד שניתן לעמוד מאחוריו. להלן תהליך העבודה המדויק ומבנה התבנית שאנו משתמשים בהם כדי להימנע מגיוסים המבוססים על "תחושת בטן".
מהי מטריצת קבלת החלטות (ומדוע גיוס זקוק לאחת כזו)
מטריצת קבלת החלטות היא מערכת ניקוד המשווה בין אפשרויות מרובות מול אותם קריטריונים, לרוב עם משקולות, כדי להפיק דירוג שקוף. בגיוס, ה"אפשרויות" שלכם הן המועמדים, והקריטריונים צריכים להיות ממופים להצלחה בתפקיד, ולא לביצועים בתיאטרון הראיונות.
אם אי פעם הייתם בסיכום ראיונות שבו מראיין אחד אומר "חזק" ואחר אומר "לא מספיק בכיר" ללא הגדרות משותפות, כבר חוויתם את הכשל הזה. משוב לא מובנה יוצר שלוש בעיות: הוא מגביר את הקול החזק ביותר, הוא מסתיר הטיות בקבלת החלטות, והוא הופך את זה לבלתי אפשרי להסביר מדוע בחרתם במועמד א' על פני מועמד ב' כעבור חצי שנה.
מטריצה מחייבת הסכמה על מה המשמעות של "טוב" לפני שפוגשים מועמדים. זה לבדו מפחית רעשים.
עבור צוותים שרוצים תפריט רחב יותר של מסגרות מעבר למטריצות, אנו מחזיקים מדריך מעשי לקריטריוני בחירה ב-כיצד לבחור מסגרת החלטות לצוות שלכם.
תבנית מטריצת החלטות לגיוס: המבנה המדויק להעתקה
תבנית מטריצת החלטות לגיוס מועילה רק אם היא ממוקדת תפקיד ומעוגנת בהתנהגויות. התבנית להלן בנויה לעבודה עם כרטיס ניקוד גיוס ולשרידות ב"דיון הסופיים" מבלי להתדרדר לאווירה כללית.
השתמשו בסולם של 1-5 כאשר 3 = עומד ברף, 5 = עולה בבירור, 1 = נמוך בבירור. הימנעו מ-1-10. אנשים מעמידים פנים ש-7 ו-8 אומרים דברים שונים, ואז מתווכחים על זה.
קריטריון (ספציפי לתפקיד)
משקל (%)
מועמד א' (1-5)
מועמד ב' (1-5)
מועמד ג' (1-5)
הערות עדות (מה ראינו בפועל)
מיומנות ליבה (הגדרה)
25
ביצוע קריטי לתפקיד (הגדרה)
20
פתרון בעיות בהקשר
15
שיתוף פעולה בין-צוותי
15
תקשורת (כתובה + בעל פה)
10
היקף מנהיגות (אם רלוונטי)
10
ערכים ותוספת לסגנון עבודה
5
שני כללים שהופכים את זה ליעיל בחיים האמיתיים:
ראשית, לכל קריטריון חייבת להיות הגדרה של משפט אחד שמתייחסת לעבודה. "תקשורת" אינה קריטריון. "כותב הצעה של עמוד אחד שמהנדסים יכולים ליישם ללא פגישה" הוא כן.
שנית, עמודת "הערות עדות" אינה אופציונלית. זהו נתיב הביקורת של ההחלטה שלכם. אם אינכם יכולים להצביע על דוגמת עבודה, תשובת ראיון מובנית או פרט מבדיקת ממליצים, הציון הוא ניחוש.
אם ברצונכם למפות זאת לתוך זרימת ניתוח מערכות רחבה יותר, אותו היגיון מופיע ב-מסגרות החלטות: המדריך המלא, אך גיוס הוא אחד ממקרי הבוחן הברורים ביותר כי העלות של החלטה שגויה גלויה מאוד.
מטריצות החלטות נכשלות כאשר הקריטריונים גנריים או בלתי ניתנים לבדיקה. הפתרון הוא להגדיר קריטריונים מהעבודה לאחור.
התחילו עם 3 התוצאות המובילות שהאדם חייב לספק ב-6 החודשים הראשונים. עבור גיוס לתפעול מוצר, זה עשוי להיות "צמצום זמן מחזור מקליטה ועד משלוח", "יצירת מקור אמת יחיד לסדרי עדיפויות", ו-"הפיכת הסלמות מול בעלי עניין לנדירות יותר". הקריטריונים שלכם צריכים להיות היכולות שמניעות את התוצאות הללו.
דרך מעשית לבחון קריטריונים היא לשאול: "האם שני מראיינים שונים יכולים לצפות בזה ולהסכים?" אם לא, שכתבו זאת.
כאשר צוותים מבקשים ממני דוגמה למטריצת החלטות, אני מראה להם כיצד אנו מתרגמים תוצאות לקריטריונים ניתנים לצפייה:
תוצאה נדרשת ב-6 חודשים
קריטריון ניתן לצפייה
מה נחשב לעדות
ביצוע מהיר יותר עם פחות הסלמות
יוצר קצב עבודה קליל
המועמד מתאר קצב שהפעיל, מציג תוצרים, ויכול להסביר פשרות
החלטות תעדוף טובות יותר
היגיון החלטות תחת אילוצים
המועמד יכול להשוות אפשרויות עם הנחות ותוצאות מפורשות
יישור קו בין-צוותי ברור יותר
בהירות בכתב
המועמד מפיק מסמך מובנה או תגובה לתרגיל שאחרים יכולים לפעול לפיהם
זהו גם המקום שבו אתם מבטלים את "התאמה לתרבות" כמושג מעורפל. החליפו אותו בהתנהגויות סגנון עבודה שניתן להעריך בפועל, והיו כנים לגבי מה שהצוות צריך.
לגבי סיכון להטיה, המלכודת הנפוצה ביותר היא "ביטחון עצמי = כשירות". קריטריונים מובנים עוזרים, אך אתם זקוקים גם לעיצוב ראיונות. ה-הנחיות ה-EEOC על ראיונות מובנים הן בסיס איתן לשמירה על עקביות וקשר לתפקיד.
קריטריונים משוקללים: כיצד לקבוע משקולות ללא פוליטיקה
קריטריונים משוקללים הם המקום שבו צוותי גיוס מקבלים בהירות או מתחילים לנהל משא ומתן על כוח. הגישה הנקייה היא לשקלל על בסיס סיכון.
שאלו: "אם נטעה בזה, מה נשבר?" עבור מהנדס אבטחה, יסודות חלשים עשויים להיות קטסטרופליים. עבור מנהל הצלחת לקוחות, תקשורת חלשה עשויה להיות שוברת העסקה.
אני אוהב משקולות שמאלצות פשרות. אם הכל הוא 10-15%, אתם לא מתעדפים. אם פריט אחד הוא 60%, אתם כנראה מבצעים התאמת יתר.
הנה שיטת שקלול פשוטה שנמנעת מוויכוחים אינסופיים:
כל מראיין מקצה באופן פרטי 100 נקודות בין הקריטריונים על בסיס השפעה על התפקיד.
אתם מחשבים ממוצע של ההקצאות ובודקים רק את 2 הפערים הגדולים ביותר (היכן שאנשים לא הסכימו הכי הרבה).
אתם נועלים משקולות לפני תחילת הראיונות הסופיים.
נעילה היא חשובה. אם תשנו משקולות אחרי פגישה עם מועמד, אתם חוזרים לרציונליזציה של העדפה.
אם אתם רוצים ביסוס רשמי יותר, זו גרסה קלה של ניתוח החלטות מרובה קריטריונים, שנמצא בשימוש נרחב בהחלטות מדיניות והנדסה כי הוא הופך פשרות למפורשות. אפילו הסקירה של ויקיפדיה על ניתוח החלטות מרובה קריטריונים תופסת את הרעיון המרכזי: קריטריונים, משקולות ושיטת ניקוד שקופה.
השוואת מועמדים: כיצד לנהל את הסיכום כמו השוואת מטריצה
השוואת מטריצה טובה אינה "סכמו את הסך הכל ובחרו את המספר הגבוה ביותר". סך הכל הוא איתות, לא פסק דין.
נהלו את הסיכום בסדר הזה:
ראשית, כל מראיין משתף ציונים עם עדות, לא מסקנות. "נתתי 4 על פתרון בעיות כי הם זיהו את האילוץ הנסתר בתרגיל ושינו גישה" הוא דבר שמיש. "הם חדים" אינו כזה.
שנית, אתם מחפשים כישלונות ברף. מועמד עם הסך הכל הגבוה ביותר עדיין יכול להיכשל בקריטריון חובה. זו הסיבה שחלק מהצוותים מוסיפים "ציון מינימום מקובל" לכל קריטריון.
שלישית, אתם בודקים פיזור. אם למועמד אחד יש ציונים שונים מאוד בין מראיינים, זהו סימן לבעיה בתהליך. או שסבבי הראיונות היו לא עקביים, או שהגדרת הקריטריון לא ברורה.
זהו גם הרגע לתפוס הטיות בקבלת החלטות. הנפוצות ביותר שאני רואה בסבבי גיוס הן אפקט ההילה (חוזקה אחת מנפחת הכל), הטיות דמיון (אנחנו אוהבים אנשים כמונו), והטיית עדכניות (הראיון האחרון מרגיש הכי חי). המחקר של גוגל re:Work דוגל מזה זמן רב בהערכה מובנית כדי להפחית רעשים, והסקירה שלהם על ראיונות מובנים היא התייחסות מעשית.
אם הסיכומים שלכם ממשיכים לרדת מהפסים, פורמט לוח החלטות עוזר כי הוא מחצין את ההיגיון. Lucid בנויה לסוג כזה של ניתוח מערכות: אתם יכולים להכניס הערות גולמיות, ליצור מפת אפשרויות, ולשמור על קריטריונים עקביים כשההקשר משתנה. עבור צוותים שכבר משתמשים בעוזרי בינה מלאכותית בתהליכי עבודה של מוצר, הדפוסים דומים למה שכיסינו ב-כיצד מנהלי מוצר וצוותי UX משתמשים בעוזר בינה מלאכותית אישי.
היגיון החלטות ונתיב ביקורת: כיצד להגן על הגיוס מאוחר יותר
היגיון החלטות הוא הרקמה המחברת בין ציונים להחלטה הסופית. בלעדיו, המטריצה שלכם הופכת לטקס גיליון אלקטרוני שאף אחד לא סומך עליו.
נתיב הביקורת שלכם צריך לענות על שלוש שאלות בשפה פשוטה:
על מה עשינו אופטימיזציה בגיוס הזה? איזו עדות הייתה הכי חשובה? אילו סיכונים קיבלנו על עצמנו, ואיך נמתן אותם?
ראיתי החלטות גיוס מתפרקות שבועות לאחר מכן כשמנהיג שואל, "למה ויתרנו על האדם עם יותר ניסיון בתחום?" והצוות לא יכול לשחזר את ההיגיון. הפתרון הוא תיעוד החלטה קצר המצורף למטריצה.
שמרו על זה תמציתי:
שדה תיעוד החלטה
מה לכתוב
הגדרת הצלחה בתפקיד
2-3 תוצאות ל-6 חודשים ראשונים
קריטריונים מובילים ומדוע
2-3 הקריטריונים המשוקללים שהניעו את ההחלטה
עדות מפתח
תוצרים ספציפיים, רגעי ראיון, בדיקות ממליצים
סיכונים ידועים
החולשות האמיתיות שראיתם
תוכנית מיתון
קליטה, אימון, התאמות היקף
זהו גם המקום שבו אתם מפסיקים להעמיד פנים שגיוס הוא קבוע. נתיב ביקורת טוב מקל על התאמת הקליטה והציפיות במהירות, מה שלעיתים קרובות הוא ההבדל בין "גיוס רע" לבין גיוס שהיה זקוק לפיגום טוב יותר.
תרשים זרימה להחלטות: מתי מטריצה אינה מספיקה
תרשים זרימה להחלטות שימושי כאשר יש לכם שערים קשיחים שחייבים לעבור לפני שהניקוד בכלל משנה. זה נפוץ בתפקידים מוסדרים, תפקידים רגישים לאבטחה, או תפקידים עם אילוצי לוח זמנים בלתי ניתנים למשא ומתן.
אם אתם תוהים כיצד להציג החלטה בתרשים זרימה, שמרו על זה בינארי וקשור לעבודה. שערים צריכים להיות דברים כמו "זכאי לעבוד במיקום הנדרש", "עומד בדרישות רישוי", או "יכול להשלים סבב כוננות". אחרי שערים, השתמשו במטריצה לניקוד השוואתי.
הנה הגישה המשולבת הפשוטה ביותר:
שלב
כלי
פלט
דרישות בלתי ניתנות למשא ומתן
תרשים זרימה להחלטות
מעבר או כישלון
הערכה השוואתית
תבנית מטריצת החלטות
ציונים משוקללים + עדות
אישור סופי
תיעוד החלטה
נתיב ביקורת ותוכנית מיתון
אם הצוות שלכם נאבק עם עקביות בין תפקידים, תקבלו יותר תועלת על ידי סטנדרטיזציה של המסגרת תחילה, ואז התאמה אישית של קריטריונים לכל תפקיד. המדריך ב-כיצד לבחור מסגרת החלטות לצוות שלכם משתלב היטב עם גיוס כי הוא מאלץ אתכם להגדיר היכן המבנה הוא חובה.
צעד הבא: השתמשו בתבנית בסבב המועמדים הסופיים הבא שלכם
קחו את התבנית לעיל והריצו אותה על סיכום 2-3 המועמדים הסופיים הבאים שלכם. נעלו קריטריונים ומשקולות לפני תחילת הראיונות, דרשו הערות עדות לכל ציון, וכתבו תיעוד החלטה של עמוד אחד שמונה סיכונים ומיתונים.
אם אתם רוצים שזה ירגיש פחות כמו התעסקות בגיליונות אלקטרוניים ויותר כמו ניתוח מערכות ברור, הפכו את ההערות הגולמיות שלכם ללוח אפשרויות חי ב-Lucid. התחילו ביצירת לוח לתפקיד, הכניסו את הקריטריונים ואיתותי הראיון שלכם, ואז השוו מועמדים סופיים בתצוגות רשת, טבלה ומיקוד. הגדירו זאת בדקות ב-צרו חשבון Lucid כדי לבנות את לוח ההחלטות הראשון שלכם.
